Într-o lume în continuă evoluție, în care organizațiile se confruntă cu cerințe tot mai complexe și cu o concurență acerbă, adoptarea unui sistem de management integrat (SMI) devine esențială. Acesta reprezintă o abordare strategică și structurată pentru gestionarea calității, mediului și sănătății și securității ocupaționale în cadrul unei organizații. Implementarea unui SMI are ca scop îmbunătățirea performanței și a eficienței organizației, satisfacerea cerințelor clienților, protejarea mediului înconjurător și asigurarea unui loc de muncă sigur și sănătos pentru angajați.
Seriile de standarde ISO 9000, ISO 14000 și ISO 45000
Reprezintă fundamentele pe care se bazează un SMI. ISO 9000 stabilește principiile de management al calității, ISO 14000 se concentrează pe managementul mediului, iar ISO 45000 abordează aspectele legate de sănătate și securitatea ocupațională. Aceste standarde oferă un cadru comun și coerent, care facilitează implementarea și integrarea sistemelor de management într-o organizație.
Principiile managementului integrat
Sunt definite pe baza principiilor managementului calității. Acestea includ orientarea către client, implicarea personalului, abordarea pe bază de proces, managementul bazat pe fapte și luarea deciziilor bazate pe dovezi, managementul relațiilor cu furnizorii și îmbunătățirea continuă. Aceste principii asigură coerență și eficacitate în gestionarea SMI și conduc la atingerea obiectivelor stabilite.
Abordarea pe bază de proces
Este un concept cheie în gestionarea SMI. Acesta se bazează pe modelul Planifică – Efectuează – Verifică – Acționează (PDCA), care implică planificarea și stabilirea obiectivelor, implementarea și controlul activităților, verificarea rezultatelor și luarea măsurilor corective necesare. Ciclul PDCA asigură un proces continuu de îmbunătățire și adaptare a SMI în funcție de schimbările interne și externe.
Gândirea pe bază de risc
Reprezintă o altă componentă importantă în sistemele de management. Organizațiile trebuie să identifice și să gestioneze riscurile asociate cu activitățile lor, astfel încât să poată evita sau reduce impactul negativ asupra calității, mediului și sănătății și securității ocupaționale. Contextul organizației și părțile interesate joacă un rol crucial în analiza riscurilor și în luarea deciziilor referitoare la SMI.
Auditul intern al SMI conform ISO 19011:2018
Este un instrument esențial pentru evaluarea eficacității și conformității SMI. Acesta implică revizuirea proceselor, documentelor și practicilor organizației pentru a verifica dacă acestea îndeplinesc cerințele standardelor ISO relevante și politicile și obiectivele stabilite. Auditul intern poate fi realizat de personal intern specializat sau de auditori externi.
Procesul de auditare
Procesul de auditare acoperă diverse aspecte ale SMI. Auditarea planificării operaționale în domeniul calității, protecției mediului și sănătății și securității ocupaționale se concentrează pe verificarea respectării politicilor și obiectivelor stabilite, implementarea procedurilor și identificarea posibilelor neconformități. Auditul proceselor suport ale SMI acoperă managementul resurselor umane, managementul infrastructurii, comunicarea, controlul echipamentelor de măsurare și monitorizare, controlul informației documentate și managementul mediului de operare.
Auditul proceselor de realizare
Analizează îndeplinirea cerințelor de calitate, mediu, sănătate și securitate în munca în cadrul proceselor operaționale ale organizației. Acesta implică evaluarea modului în care sunt planificate, implementate și controlate activitățile și procesele cheie și dacă acestea conduc la rezultate conforme cu cerințele și așteptările stabilite.
Procesele de evaluare a performanței
Procesele de evaluare a performanței în domeniul calității, mediului, sănătății și securității în munca sunt supuse auditării pentru a evalua eficacitatea măsurilor luate în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor și a cerințelor legale și normative. Aceste audituri furnizează informații valoroase pentru îmbunătățirea continuă a SMI și pentru identificarea oportunităților de optimizare.
Elaborarea unui program de audit
Acest proces este un pas esențial în conducerea unui audit intern al SMI. Acesta implică stabilirea obiectivelor și scopului auditului, identificarea resurselor necesare, planificarea activităților de audit și stabilirea calendarului. În timpul auditului, auditorii folosesc diferite tehnici și metode de colectare a dovezilor de audit, cum ar fi intervievarea personalului, examinarea documentelor și înregistrărilor și observațiile directe.
Generarea constatărilor de audit și elaborarea concluziilor de audit sunt rezultatele auditului intern. Constatările de audit reprezintă informații despre neconformități, deficiențe sau oportunități de îmbunătățire identificate în timpul auditului. Concluziile de audit oferă o evaluare generală a conformității SMI și a eficacității acestuia, precum și recomandări pentru acțiuni corective și preventive.
Raportul de audit
Raportul de audit documentează rezultatele auditului și conține constatările, concluziile și recomandările de acțiune. Raportul de neconformitate evidențiază neconformitățile identificate și cerințele care nu au fost îndeplinite. Raportul de acțiuni corective stabilește măsurile corective necesare și responsabilitățile asociate. Este important să se urmărească implementarea acestor acțiuni corective pentru a asigura îmbunătățirea continuă a SMI.
Gestionarea situațiilor critice care pot apărea în timpul auditului necesită abordare și competențe specifice. Auditorii trebuie să fie capabili să gestioneze situații conflictuale, să se adapteze la circumstanțe neprevăzute și să aplice principiile etice și de confidențialitate în toate etapele auditului.
Competențele auditorilor
Competențele auditorilor reprezintă un aspect crucial în asigurarea calității și integrității procesului de audit intern. Auditorii trebuie să dobândească și să mențină competențele necesare pentru a realiza audituri eficiente și valoroase. Aceste competențe includ cunoștințe tehnice, experiență practică, abilități de comunicare și analiză și cunoștințe actualizate privind standardele și cerințele relevante.
Auditul intern al SMI conform ISO 9001, ISO 14001 și ISO 45001 este un instrument esențial pentru evaluarea și îmbunătățirea continuă a performanței organizației. Prin identificarea neconformităților, a oportunităților de îmbunătățire și a acțiunilor corective necesare, auditul intern contribuie la creșterea eficienței, conformității și sustenabilității SMI. Prin implementarea recomandărilor și monitorizarea acțiunilor stabilite, organizația poate asigura îmbunătățirea continuă și obținerea rezultatelor dorite în ceea ce privește calitatea, mediul și sănătatea și securitatea ocupatională.
Dacă doriți să vă specializați în acest domeniu, Top Quality Management vă pune la dispoziție cursul online autorizat CAFFPA – Auditor intern sistem de management integrat ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001. Informații suplimentare găsiți accesând link-ul alăturat www.cursuriautorizate.ro